Come avere sempre sotto controllo i numeri della tua azienda

Scopri come avere un tuo clone che si occupi della gestione amministrativa e contabile della tua azienda senza perdere mai di vista il controllo dei numeri, mentre ti occupi della crescita del business!

C’era una volta un imprenditore che al mattino arrivava in azienda, dopo i suoi dipendenti. Una volta arrivato in ufficio, prendeva il caffè e dava uno sguardo ai numeri del suo business. I parametri crescevano bene, le vendite erano proporzionali agli obiettivi prefissati e la marginalità era costante.

Dopo aver impiegato pochi minuti alla lettura di questi parametri si dedicava a quello che era il suo lavoro: progettare strategie per la crescita e lo sviluppo del suo business. Questo gli permetteva di concentrarsi solo su quelle attività che permettevano alla sua azienda di prosperare e dare soddisfazioni in primis a lui e alla sua famiglia.

Vorremmo poterti dire che questa è una storia vera, ma in realtà non lo è. Una cosa però è assolutamente reale: è una visione utopistica stampata nella mente di qualsiasi imprenditore che vorrebbe raggiungere questo stato di grazia, ma che vive una realtà completamente diversa.

La quotidianità della maggior parte degli imprenditori ha delle giornate che si compongono più o meno in questo modo: arrivano in azienda molto prima dell’orario d’apertura perchè hanno montagne di cose da fare, tipo:

• Mettere assieme le ricevute delle spese;
• Gestire le scadenze e fare i pagamenti (direttamente o assieme al loro responsabile amministrativo);
• Fare le fatture per i clienti, controllare la registrazione di quelle dei fornitori;
• e decine di altre cose riguardanti l’amministrazione dell’azienda.

Nelle strutture più organizzate, c’è un reparto amministrativo che si occupa di questo e che smaltisce centinaia di adempimenti dei quali comunque l’imprenditore è responsabile e che di conseguenza è costretto a revisionare o approvare.

Per l’azienda oltre che essere un costo amministrativo, queste problematiche rappresentano una distrazione che distoglie quasi sempre l’attenzione dalla parte operativa del business.

Ma come può un imprenditore tenere sotto controllo i numeri della propria azienda e dedicarsi alla crescita del proprio business se il suo tempo viene costantemente assorbito dalla gestione amministrativa e contabile?

Tenere sotto controllo l’andamento del business e l’avanzamento verso gli obiettivi è prioritario, ma servono soluzioni “smart” per la raccolta dei dati, senza che l’imprenditore o il suo staff vengano sommersi dalle carte e dagli adempimenti.

Bisognerebbe farsi clonare!

Questo è quello di cui è convinta la quasi totalità degli imprenditori e in parte è vero!
Per seguire tutti gli aspetti di gestione della propria azienda bisognerebbe farsi clonare, affinchè il proprio gemello sbrighi, con dedizione, tutti gli adempimenti necessari a mandare avanti l’azienda.
La tendenza di base di chi è a capo di un’azienda molto spesso si riassume, nel volersi occupare in maniera ossessiva soprattutto di attività a basso valore aggiunto come il data entry o la gestione dei pagamenti e della contabilità aziendale.
Questo porta inevitabilmente a non considerare quanto tempo venga speso in attività poco utili alla crescita del proprio business. Sul lungo periodo, non potendo dedicare tempo a un’analisi lucida dei numeri della propria azienda, questo comporta automaticamente una mancanza di controllo sulla stessa.

Quindi in definitiva o tieni sotto controllo i numeri o non saprai dove sta andando la tua azienda, e se sta andando verso il baratro non potrai evitarlo!

Purtroppo piccoli imprenditori e professionisti tendono a guardare i numeri della loro attività solo una volta l’anno, col commercialista, nella fase di chiusura del bilancio e spedizione delle dichiarazioni fiscali, e spesso, l’unica finalità è il conteggio delle imposte.

Sia nella fase di avvio di una nuova impresa, che nella definizione delle strategie per sviluppare il business, si parla sempre troppo poco di quali numeri i professionisti e i piccoli imprenditori devono controllare per sapere velocemente se il loro business sta crescendo e si sta sviluppando e soprattutto se lo sta facendo in modo sano.

Sicuramente esistono temi come il controllo di gestione, piuttosto che gli indicatori di bilancio. Professionisti e piccoli imprenditori hanno sicuramente bisogno di questi strumenti, ma per problemi di budget, di tempi e di sistemi informativi interni spesso assenti, hanno anche bisogno di strumenti snelli, veloci da costruire, e soprattutto in grado di monitorare tutti gli aspetti della gestione aziendale.

Ragion per cui il controllo dei numeri non deve essere però complicato, e sicuramente non bastano i numeri calcolati dal commercialista per finalità fiscali.

La cabina di pilotaggio

Molti pensano che la fase più delicata del pilotaggio di un aereo sia l’atterraggio. Invece se si ha la fortuna di poter assistere alla fase di decollo, all’interno della cabina del pilota, ci si rende conto che quella è la parte più delicata del volo.

Questo perchè, nel momento in cui l’aereo comincia ad inclinarsi verso l’alto, il pilota non vede più nulla, se non il cielo davanti a lui. Al contrario invece del momento di atterraggio, dove almeno la pista e il terreno sono ben visibili.

Nella fase di decollo il pilota non ha nulla davanti a sè, se non i propri strumenti. Gli unici riferimenti che ha a disposizione sono le macchine, le strumentazioni di bordo, che lui è in grado di leggere.

Per gli imprenditori dovrebbe funzionare allo stesso modo, dovrebbero avere degli strumenti che istante per istante gli consentano di tenere sempre sotto controllo la propria azienda, evitando di andare a schiantarsi a causa di difficoltà che non vedono.

Questi strumenti esistono e in gergo tecnico vengono chiamati KPI ovvero Key Performance Indicators (indicatori chiave di prestazione) e rappresentano tutti gli indicatori utilizzabili per monitorare le prestazioni di un’azienda, un’attività o un processo. Si tratta dei parametri fondamentali da analizzare per valutare l’andamento di un progetto e, per essere significativi, devono essere correlati agli obiettivi di business.

La caratteristica principale dei KPI aziendali è la misurabilità. Per poter analizzare correttamente la progressione di un progetto è essenziale poter quantificare con esattezza i parametri di valutazione.

Inoltre, è molto importante fissare delle scadenze temporali e misurare i KPI con periodicità prefissate per poter fare confronti efficaci (mese su mese, trimestre su trimestre, ecc.).
Non esiste un numero preciso di KPI aziendali da monitorare. Anche in questo caso la decisione andrà presa sulla base delle specifiche esigenze. Per molte realtà il numero varia tra quattro e dieci, ma non è detto che possano essere di meno o di più; l’importante è selezionare i parametri veramente rilevanti per l’azienda.

L’imprenditore o il Il professionista, soprattutto nella fase di Startup, ha infatti bisogno delle logiche del controllo di gestione.E’ fondamentale per lui avere il controllo della crescita aziendale, delle perfomance di ogni area aziendale: il Marketing, le vendite, la marginalità, l’efficacia del business, e la capacità di generare flussi finanziari e sostenere investimenti e spese nel tempo.

Il concetto è semplice: l’imprenditore deve avere a disposizione uno strumento che gli consenta di guidare la sua azienda come un pilota fa con un aereo, senza sforzi, mantenendo sempre ben saldo il controllo sul progetto.
Ma è’ possibile controllare la propria attività senza disporre di costosi e complicati strumenti informativi? La risposta è sì, e si chiama XribaBooks.

Il tuo CFO in outsourcing!

Non crediamo ci sia bisogno di spiegarti quanto la gestione e pianificazione delle attività finanziarie sia un’area fondamentale per l’azienda. Questo nelle realtà imprenditoriali consolidate, è coordinato da una figura che si chiama CFO ovvero dall’inglese Chief Financial Officer; un direttore finanziario a cui fanno capo le attività amministrative e che si occupi di analizzare e fornire all’imprenditore la situazione in tempo reale sull’andamento dell’azienda attraverso appunto dei KPI prestabiliti.

XribaBooks è un software di gestione dei documenti contabili che grazie all’Intelligenza Artificiale permette di automatizzare e registrare tutte le informazioni direttamente nel software di contabilità aziendale senza la necessità di avere un ufficio amministrativo che elabori tutti i dati.

Sarà come avere sempre a disposizione un CFO e un reparto amministrativo in outsourcing che registra le informazioni nelle voci di bilancio corrette e allo stesso tempo produce KPI essenziali per la vita di un’azienda. Le informazioni vengono collegate fra di loro per assegnare i rispettivi KPI informandoti sui possibili sviluppi futuri dei flussi dell’azienda attraverso l’analisi predittiva.

E’ come avere un clone dell’imprenditore che si occupa della gestione amministrativa e contabile della tua impresa e che ti consenta di gestire in automatico i parametri senza sforzi, mentre ti occupi della crescita strategica del tuo business!

Questo è uno strumento capace di rivoluzionare la vita aziendale dando l’opportunità agli imprenditori di liberarsi definitivamente dai costi eccessivi e mansioni dovuti all’adempimento degli aspetti amministrativi che in effetti non servono affatto alla crescita dell’azienda.

Se anche tu vuoi iniziare a risparmiare il tuo tempo, ma contemporaneamente avere il controllo sui numeri della tua azienda liberandoti finalmente della gestione amministrativa e contabile, hai bisogno di strumenti che ti permettano finalmente di far crescere il tuo business!