Budget previsionale: 9 passi per costruire un modello di successo

In questo articolo scoprirai perché è importante il Budget previsionale, e soprattutto quali sono i passi da seguire per costruire un budget di successo

Prevedere e prendere provvedimenti ogni qualvolta l’obiettivo non è stato centrato, sono le basi su cui si fonda un’azienda che vuole crescere. Un’azienda deve essere gestita, infatti, seguendo i numeri, e non l’istinto.

Budget previsionale: perché anche la tua azienda deve averne uno?

Se vuoi iniziare a gestire la tua azienda come una “vera azienda”, redigere il bilancio previsionale non è un optional, bensì un obbligo!

Il Budget Previsionale si chiama in questo modo perché viene redatto in anticipo partendo dai dati storici (il budget dell’anno passato), e scriveremo le cifre mediando tra l’ambizione dell’azienda, lo storico, e l’andamento del mercato durante quest’anno.

Nel predisporre il budget è importante avere chiari in mente gli obiettivi e le strategie che la tua impresa intende raggiungere in un determinato periodo di tempo.

Se non hai delle strategie chiare, è inutile predisporre un budget, perché sarebbe veramente una perdita di tempo.

Per rendere la tua impresa più profittevole, l’unico modo è abbandonare la gestione, per così dire “a sentimento”, e passare ad un sistema un po’ più strutturato basato sul budget.

Anche se non sei una multinazionale, non hai più alternative. È con le multinazionali che devi competere e iniziare a giocare al loro stesso gioco: quello dei numeri.

Il Budget è il cuore del Controllo di gestione.
Sviluppare un Budget significa prevedere e prendere provvedimenti ogni qualvolta vi sia uno scostamento rispetto alle aspettative.

Leggi anche: Crescita aziendale: perché il Controllo di Gestione è fondamentale?

In mezzo a tutta la tua strumentazione di bordo, il Budget è la bussola.
Lo strumento più semplice, ma anche il più importante per programmare il futuro e controllare l’andamento della tua impresa. È grazie al budget che definisci gli obiettivi, per poi capire se li stai raggiungendo oppure no.

Lo scopo del Budget è segnare la rotta, e solo usandolo in modo adeguato avrai tutto sotto controllo!

Al contempo, però, se non lo hai mai utilizzato potrebbe sembrarti uno strumento di pianificazione complesso, purtroppo non tutti sono hanno molta dimestichezza con i numeri. Ma oggi imparerai come usarlo e come costruire il tuo Budget passo dopo passo.

Il Budget previsionale in 9 passi

La formazione del Budget è un processo verticale: si parte dall’alto per arrivare in fondo, ed avere un risultato chiaro di quello che vuoi ottenere. La sua formazione avviene mediante valori che sono collegati tra loro e ognuno è dipendente dall’altro.

Il modo più comune di creare il Budget è usare un programma che tutti hanno sul proprio computer: un foglio di calcolo tipo Excel.

Immagina di essere il capitano di una nave: ormai i capitani non usano più la bussola come facevano i pirati 500 anni fa, oggi esiste il GPS e la nave va praticamente da sola; ma qualunque capitano saprebbe trovare la direzione anche se il GPS andasse in avaria, proprio perché sa leggere la bussola.

Per te deve essere la stessa cosa, adesso impara a costruire la tua bussola artigianale con Excel!

• Primo passo

Sappiamo già che invece di prendere il computer e metterti a fare quello che ti spiegheremo, ti stai già chiedendo: “ma perché non mi dai direttamente il file Excel?”.

La risposta è che vorremmo che tu imparassi a farlo, perché fa tutta la differenza del mondo per un’azienda. Ma se proprio non hai voglia di farlo, non sai cosa ti perdi.

Se invece sei ancora dell’idea di voler imparare, procedi qui:

A. Apri un nuovo foglio di calcolo e, per ora, lascia la prima colonna vuota.

B. Dai a ciascuna delle colonne successive il nome di un mese, in ordine, dividendo ogni mese in 3 sottocolonne.

C. Dopo la colonna «dicembre» inserisci l’anno (sarà la colonna dei totali).

• Secondo passo

La colonna lasciata vuota all’inizio è quella in cui descriverai i costi ed i ricavi della tua azienda, quindi per cominciare inserisci le voci corrispondenti ai ricavi.

• Terzo passo

Come secondo gruppo di voci inserisci i costi di produzione (costi direttamente proporzionali ai ricavi, quindi quelli necessari per produrre un prodotto durante l’anno).

• Quarto passo

Dopo i costi di produzione lascia una riga vuota, che serve a indicare il margine di contribuzione (o MDC).

Leggi anche: Margine di contribuzione: definizione e calcolo

Questo dato lo puoi far calcolare automaticamente al foglio di calcolo. La formula è una semplice sottrazione: MDC = Ricavi-Costi di Produzione. E ovviamente puoi inserirlo anche in percentuale: MDC% = MDC/RICAVI*100

• Quinto passo

Ora, sotto al margine di contribuzione, inserisci i costi produttivi (costi di struttura che non sono proporzionali ai ricavi, ma che comunque l’azienda deve sostenere per operare, a prescindere dai ricavi).

• Sesto passo

A questo punto puoi calcolare anche il Break Even Point (o BEP), ovvero il punto di pareggio. Per calcolare il BEP puoi usare la seguente formula: (costi produttivi * ricavi) / MDC.

Leggi anche: Break even point: cos’è e come si calcola?

• Settimo passo

Adesso inserisci «i totali»: il totale dei costi e l’EBITDA.

Leggi anche: EBITDA: cos’è, come calcolarlo e perché è importante per l’azienda

• Ottavo passo

Per avere un’indicazione chiara ed immediata, che a colpo d’occhio ti faccia capire l’andamento del tuo Conto Economico, evidenzia con colori diversi alcune righe del Budget:

• Ricavi;
• Costi di produzione;
• Costi produttivi;
• Margine di contribuzione;
• Bep;
• Ebitda.

• Nono passo

A questo punto lo scheletro del tuo Budget è pronto.

Puoi completarlo aggiungendo formule e conteggi automatici in base alle tue competenze informatiche, ma anche solo con somme e sottrazioni vedrai che tutto funzionerà correttamente.

Ultimo passo del Budget Previsionale, ma non il meno importante

Come ultimo passo non resta altro che inserire i numeri della tua azienda. Se lo stai redigendo in anticipo, come è giusto che sia, i numeri li metterai nella colonna Budget di ogni mese. Così il documento prenderà il nome di Budget previsionale o Conto Economico previsionale.

Altrimenti, se l’anno è già cominciato, compilerai direttamente la colonna:

• Actual per i mesi trascorsi,
• Budget per i mesi avvenire,
• in modo da iniziare a tracciare la rotta che ti porterà fino alla fine dell’anno.

Quello che ti starai chiedendo ora sicuramente sarà: “Ma io non ho la sfera magica, come faccio a sapere quanto fatturerò il mese prossimo?”

Errato!
Non è necessaria la sfera di cristallo.

Per preparare il tuo Budget previsionale devi partire dai dati storici (per esempio il bilancio dell’anno precedente) e scriverai le cifre future mediando tra la tua ambizione, l’andamento del mercato e le iniziative che stai mettendo in campo durante l’anno da pianificare.

Avere una visione chiara dell’andamento del proprio business è imprescindibile. E per farlo devi misurare, confrontare i risultati e adeguare di conseguenza le previsioni di vendita.
Non lasciarti guidare dall’istinto, traccia la rotta e tieni in mano il timone della tua azienda.