Budget aziendale: lo strumento chiave per far crescere il business

Indicare l’obiettivo da raggiungere e monitorare l’andamento economico dell’azienda ti consente di sapere se stai guadagnando o se stai perdendo. E tutto questo è possibile grazie al Budget aziendale.

Il Budget aziendale è lo strumento più importante del Controllo di Gestione perché permette di stabilire, almeno nel medio termine, la pianificazione aziendale.

Budget aziendale: sai cos’è?

Molto spesso, nella vita quotidiana, il budget viene inteso come quella quantità di denaro che metti a disposizione per l’acquisto di un bene. Ad esempio, il denaro che decidi di stanziare per comprare un regalo o qualsiasi altro genere di prodotto, oltre il quale non intendi andare.

La stessa cosa non si può dire quando parliamo di budget e facciamo riferimento all’attività aziendale.

Il Budget aziendale è l’elemento più significativo del Controllo di Gestione. Chiamato anche budget di previsione, lo possiamo definire come un documento amministrativo preventivo. Serve a tracciare le linee guida che l’azienda deve applicare per il conseguimento di un determinato obiettivo, preventivamente già stabilito.

Dunque, fissa gli obiettivi da perseguire nel tempo, che possono essere riferiti, ad esempio, a politiche di marketing, costi di produzione, investimenti ed ottimizzazione delle risorse.

Il Budget aziendale è composto da:

• budget finanziario, viene elaborato per valutare se gli obiettivi prefissati sono realmente realizzabili. Serve a stabilire se i flussi di cassa aziendali sono sufficienti per raggiungerli oppure è necessario ricorrere a finanziamenti esterni;
• budget economico, che nasce dalla valutazione delle voci presenti nel Conto Economico;
• budget operativo, viene elaborato per pianificare la gestione caratteristica dell’impresa prendendo in considerazione non solo l’aspetto economico, ma anche quello operativo in senso stretto.

Molto spesso questo strumento viene sottovalutato, ma torna molto utile per fare il punto della situazione, riordinare le idee e acquisire una visione complessiva del business in atto.

Indica la rotta (obiettivi), predisponi il Budget

Come una nave traccia la rotta da seguire, l’azienda deve individuare l’obiettivo e poi programmare le strategie per raggiungerlo. La stessa cosa dovresti fare tu, in quanto imprenditore della tua azienda: tracciare la rotta (obiettivi) e stabilire le strategie che la tua azienda intende attuare per raggiungerle.

Se le strategie non sono chiare, è inutile predisporre un budget: sarebbe veramente una perdita di tempo. Quindi, devi avere chiaro in testa ciò che vuoi, e dove vuoi portare la tua azienda.

Prima di predisporre il budget, devi rendere chiare le strategie che intendi attuare e porti queste domande:

• “In che situazione si trova la mia azienda attualmente?”
• “Quali sono le difficoltà riscontrate dalla mia azienda?”
• “Ci sono azioni che posso intraprendere per sopperire alle difficoltà?”
• “Quali sono gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere nell’arco temporale di 12 mesi?”
• “Attraverso la struttura organizzativa attuale, è possibile raggiungere gli obiettivi prefissati?”

Le 4 fasi dell’attività di budgeting

L’attività di budgeting può essere racchiusa in 4 fasi ben distinte:

• stabilire gli obiettivi da conseguire;
• tracciare la rotta da seguire in termini di fatturato, costi, investimenti, risorse umane;
• verificare e monitorare costantemente l’andamento;
• intervenire, aggiustando la rotta, ogni volta che i risultati ottenuti non rispettano quelli attesi.

Tutto ciò che, fino a venti anni fa, era appannaggio solo delle imprese di grandi dimensioni con un notevole fatturato, ora, complice la globalizzazione e la crescente sfida per raggiungere il massimo grado di competitività nel mercato, è diventato necessario anche per le imprese di modeste dimensioni.

Nonostante tutto, ad oggi, sono poche le piccole imprese che lo predispongono.
Il Budget aziendale, infatti, non è un documento obbligatorio. Viene però fortemente consigliato soprattutto a quelle imprese che non dispongono di enormi capitali e devono allocare efficientemente le risorse disponibili, per evitare di disperdere denaro vitale per l’azienda.

Budget aziendale: 3 colonne ti dicono dove stai andando

Sviluppare un piano di budget può sembrare facile, ma non è così semplice. Per questo, molte aziende, vedono questa operazione come una perdita di tempo e si concentrano solo sul fatturato oppure sull’analisi del conto corrente (ahinoi). Al contempo, però, è indispensabile per l’azienda che vuole crescere.

Innanzitutto devi individuare lo strumento mediante il quale svilupparlo. Puoi utilizzare degli appositi software oppure un foglio Excel: lo strumento più utilizzato soprattutto da chi non ha mai sviluppato un budget.

Poi devi stabilire l’arco temporale di riferimento, che può essere mensile o al massimo trimestrale. Semestrale non ha alcun senso per una PMI, quadrimestrale poco.

Fatto ciò, dovrai dividere ogni periodo di riferimento in tre colonne, rispettivamente così nominate:

• Budget, racchiude gli obiettivi da raggiungere nel periodo di riferimento;
• Actual, indica i risultati conseguiti nel periodo di riferimento;
• Scostamento, mostra la differenza tra gli obiettivi prefissati e quelli conseguiti.

Noi suggeriamo di prendere “il mese” come orizzonte temporale di riferimento, perché ti permette:

• di essere più repentino nelle correzioni di rotta;
• e ti garantisce con maggiore sicurezza di raggiungere il risultato atteso.

Mai rimandare l’attività di budgeting

Quindi, all’inizio dell’anno avrai le 12 colonne del tuo file Excel, ulteriormente divise in 3 colonne ciascuna, che rappresentano i 12 mesi dell’anno, ed inserirai i risultati attesi in ognuna delle colonne budget.

Ogni mese poi, il tuo budget andrà confrontato con la realtà degli accadimenti, per capire se gli obiettivi sono stati raggiunti o se bisogna intervenire da qualche parte per rimettere la nave in rotta.

Da questo controllo mensile, ad esempio, ti accorgerai se la tua nave (azienda) sta imbarcando acqua, non riesci a coprire i costi, oppure sei in pareggio.

Attraverso il budget, dunque, hai la possibilità di verificare eventuali scostamenti tra gli obiettivi prefissati e quelli realizzati, in modo tale da poter operare tempestivamente ogni qualvolta che si presenta uno scostamento.

Non vi è un momento specifico per la predisposizione del budget. Prima si predispone, meglio è! Solitamente questo processo avviene nei mesi di ottobre o novembre, così da iniziare gennaio nel migliore dei modi.

L’importante è che, l’attività di budgeting non venga mai rimandata, per nessuna ragione al mondo, o magari effettuata in maniera parziale e senza costanza.

L’errore di molti imprenditori: gestire l’azienda per cassa

Realizzare un processo di budgeting è estremamente importante, perché vuol dire proiettare l’azienda nel futuro nella programmazione, e non guardando solo al presente.

Diffondere questa cultura, in qualsiasi azienda, consente di sapere quanto, come e quando siano stati realizzati gli obiettivi prefissati. Gestire l’azienda per cassa, invece, è come vivere alla giornata: se raggiungo un certo flusso di liquidità investo, altrimenti me ne sto fermo e attendo che questo flusso aumenti.

Le cose non stanno certo così, o meglio, la gestione aziendale non funziona così. Un’azienda che vuole crescere deve fissare degli obiettivi e delle strategie per raggiungerli. E per fare questo deve avere un pieno controllo dei numeri della propria azienda.

Con XribaBooks avrai sempre a disposizione una dashboard aggiornata che presenta tutti i numeri dell’azienda, aprendo la possibilità di prendere decisioni immediate, stabilire le strategie da seguire e gli obiettivi che vuoi raggiungere.

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