Conservazione dei documenti contabili: per quanto custodirli?

Perché bisogna effettuare la conservazione dei documenti contabili? Per cinque o per dieci anni? Su questo argomento le domande sono sempre più frequenti. Si tratta, infatti, di un tema molto importante, e se non lo gestisci correttamente, può provocare problemi alla tua azienda.

La conservazione dei documenti contabili e fiscali è un’attività delicata. Devi sapere quali sono i documenti da conservare e per quanto tempo, soprattutto quando parliamo di quelli contabili, che contengono informazioni fondamentali sull’attività dell’azienda.

Conservazione dei documenti contabili: perché è obbligatorio conservarli?

I documenti contabili, o per meglio dire, la contabilità, sono obbligatori da due punti di vista: civile e fiscale. Partiamo da qui per poi andare a vedere quali e per quanto tempo devono essere conservati.

Dal punto di vista civile vige l’obbligo di tenere le scritture contabili e la loro successiva conservazione, che viene fatta per fini probatori. Infatti, possono essere utilizzate per provare determinati fatti aziendali avvenuti durante l’anno o nel corso degli anni.

Pensiamo, ad esempio, ad un pagamento fatto o ricevuto, per evitare eventuali controversie con clienti, fornitori, lavoratori dipendenti o, a volte, anche tra gli stessi soci.

La disciplina fiscale impone l’obbligo della tenuta e la conservazione dei documenti contabili per consentire il calcolo, la liquidazione ed il periodico versamento delle imposte a debito.
Inoltre, servono all’Agenzia delle Entrate per verificare se questi obblighi li hai correttamente adempiuti o meno.

In generale, dunque, l’obbligo di conservazione dei documenti contabili vige per consentire un facile e veloce controllo da parte degli organi competenti:

• Agenzia delle Entrate
• Agenzia del Demanio
• Agenzia delle dogane e dei Monopoli

Questi, nei limiti previsti, sono gli organi preposti a effettuare controlli sulla contabilità aziendale.

Conservazione dei documenti contabili: 5 o 10 anni?

Ma per quanti anni si devono conservare i documenti contabili? L’obbligo di conservazione dei documenti contabili è di 10 anni dalla loro emissione. Come documenti contabili devi considerare anche: fatture, lettere e telegrammi spediti e ricevuti, copie delle fatture.

Ora ti starai chiedendo: decorsi i 10 anni cosa succede?
In teoria potresti sbarazzarti semplicemente dei documenti contabili, perché gli organi preposti, come l’Agenzia delle Entrate, non potrà più effettuare alcun controllo.

Tuttavia, devi prestare molta attenzione, c’è un dettaglio da non sottovalutare. Infatti, se nella tua azienda è in corso un accertamento e, nello stesso tempo, sono passati i 10 anni, questi stessi documenti sei tenuto a conservarli perché potrebbero comunque essere esaminati.

Il termine di 10 anni, quindi, non è perentorio per tutti i documenti con i quali hai a che fare nella vita aziendale. La conservazione si dimezza, invece, per le multe e le contravvenzioni, le utenze domestiche e le ricevute d’affitto.

Oltre ai classici documenti contabili come le fatture, ci sono anche quelli fiscali, come quelli relativi alla dichiarazione dei redditi. In questo caso, sei obbligato a conservarli fino al 31 dicembre del quarto anno successivo alla presentazione.

Se per qualsiasi ragione la conservazione dei documenti contabili non avviene per i 10 anni previsti, rischi di essere accusato di reato di occultamento o di distruzione di documenti contabili. Questa non è di per sé una prova di evasione delle tasse, ma potrebbe essere vista come tale dagli organi preposti.

Come si possono conservare i documenti?

Conservare i documenti contabili significa creare un archivio nel quale custodire tutto. Anche se la conservazione dei documenti può avvenire in diversi modi, devi sempre tenere a mente il rispetto del vincolo archivistico: conservare cioè i documenti creando un collegamento tra tutti quelli che sono attinenti tra loro.

Hai la possibilità di creare un archivio cartaceo che prevede la registrazione, classificazione e conservazione di documenti cartacei in originale.
Questi documenti devi conservarli in appositi ambienti in cui è possibile garantire la facile reperibilità, e soprattutto la loro completa protezione, per evitare che si possano distruggere.

Alternativamente puoi creare un archivio digitale. In questo caso si tratta di creare un archivio attraverso una serie di procedure e tecnologie che garantiscano l’inalterabilità del documento conservato.

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