Contabilità aziendale: come gestirla e risparmiare tempo

Cosa ne sarà della contabilità aziendale? Se la digitalizzazione, e in particolare l’intelligenza artificiale hanno avuto un grosso impatto nella vita quotidiana,  che effetti avrà sulla contabilità?

Davvero sparirà? Oppure sarà automatizzata per rendere la vita aziendale più semplice (magari attraverso un apposito software)? Queste sono le domande che molti imprenditori si pongono e alle quali oggi cercheremo di dare una risposta.

Che cos’è la contabilità aziendale?

La contabilità non ha subito cambiamenti epocali negli anni. L’unico, forse, è stato l’introduzione della fattura obbligatoria che ha dato il là al processo di automazione dei processi contabili.

La contabilità viene definita come il sistema di registrazione di tutti gli eventi aziendali. Qualsiasi evento avviene in azienda è frutto di numeri e, come tale, devono essere messi in ordine per avere un quadro di quello che è successo o di quello si prevede avverrà in futuro.

In particolare, la contabilità consente di rilevare tutti gli avvenimenti sia di carattere amministrativo che gestionale, al fine di poterli memorizzare e renderli conoscitivi.

Contabilizzare, infatti, significa registrare a fini amministrativi e finanziari qualsiasi avvenimento gestionale.
Non si tratta della mera registrazione delle fatture attive e passive, bensì anche di fatti accertati e quindi realmente avvenuti (come ad esempio, un’entrata o un’uscita di denaro che sia di cassa o banca). I dati espressi in contabilità, tra l’altro, devono essere chiari, certi ed avere una corrispondenza con quelli indicati in bilancio, essendo questa parte integrante dello stesso.

La registrazione delle operazioni commerciali è un metodo usato fin dall’antichità. Prima del XV secolo, infatti, tutti gli avvenimenti aziendali venivano registrati con il metodo della partita semplice.

Si trattava di ordinare una serie di voci e, sotto queste, veniva annotata, di volta in volta, una nuova registrazione. Tutto questo, però, avveniva senza collegamento tra le operazioni e, di conseguenza, non era possibile alcun controllo incrociato e quindi di riscontro.
Motivo per il quale, alla fine del 1400 vengono inseriti i criteri della partita doppia.

Attraverso il metodo della partita doppia per ogni operazione vengano eseguite:

• due registrazioni,
• in due conti distinti,
• in sezioni opposte (Dare e Avere),
• e importi uguali.

I valori registrati nelle varie sezioni devono essere uguali al fine di poter effettuare un controllo e avere un riscontro circa veridicità dei valore e delle operazioni registrate.

Non solo, attraverso un apposito piano dei conti (lista ordinata per categoria, completa di tutti i conti utilizzati da un’impresa) è possibile avere una visione continua della situazione economica e patrimoniale dell’impresa.

2 tipologie di funzioni, 2 contabilità.

Le operazioni principali dell’azienda, che coesistono tra loro, sono fondamentalmente 2:

• commerciale, riguarda le relazioni e operazioni effettuate dall’azienda con l’ambiente esterno: acquisto di materiali (uscite) e vendita di prodotti o servizi (entrate)
• industriale, riguarda le operazioni interne dell’azienda e più in particolare i processi di lavorazione e trasformazione dei materiali acquistati in prodotti finiti.

Distinguere le due funzioni principali, ci consente di poter dividere la contabilità in altrettante tipologie:

• contabilità ordinaria, registra la totalità degli eventi amministrativi tra l’azienda e l’ambiente esterno. I dati rilevati derivano da documentati accertati (fatture, ricevute) e registrati secondo rigidissime regole;
• contabilità analitica, registra solamente le operazioni relativi alla gestione interna. Non è una contabilità obbligatoria ma facoltativa e, per questo, non segue le regole rigide della precedente.

Quest’ultima è alla base, nonché uno degli strumenti fondamentali per poter attuare un efficace Controllo di Gestione al fine di monitorare tutti i numeri dell’azienda.

La sua importanza dipende dal fatto che, ad essere contabilizzati sono solo costi e ricavi rilevati dalla contabilità generale o ordinaria oppure i dati derivanti da previsioni che, il management aziendale, stima di avere nel breve medio periodo.

Un’ulteriore distinzione ci permette poi di identificare altre 2 tipologie di contabilità:

• contabilità ordinaria, contabilizza tutti i movimenti sia economici che finanziari (quindi si registrano le banche, le carte di credito, i movimenti di denaro contante). Si tratta di una tipologia di contabilità che, per alcune aziende è obbligatoria (pensiamo alle società di capitali), mentre altre la utilizzano per avere un accurato ordine dei conti;
• contabilità semplificata, contabilizza solo i movimenti economici (fatture acquisti e fatture vendite). Tipica contabilità della aziende di piccole dimensioni come può essere una ditta individuale o una società di persona.

La contabilità aziendale davvero sparirà?

La contabilità, negli anni, come detto, a parte qualche adempimento in più, non ha subito cambiamenti se non l’introduzione della fattura elettronica.

Secondo i dati forniti dall’Università di Oxford, il settore contabile è classificato come uno dei più semplici da automatizzare (con una probabilità di computerizzazione del 96%).

McKinsey (società internazionale di consulenza manageriale), invece, stima che, l’86% delle attività legate alla contabilità, nel futuro prossimo saranno automatizzate.

Anche con l’avvento della tecnologia, la contabilità non scomparirà.

Le fatture dovranno essere registrate, i movimenti di denaro, che siano di cassa o banca anche, e tutti gli avvenimenti e operazioni tipiche di un’azienda dovranno essere sempre contabilizzate.

Ciò che invece non esisterà più negli anni, è la figura del contabile. Colui che si occupa di effettuare le registrazioni su un software. Sono queste le figure che, nel futuro prossimo subiranno i maggiori cambiamenti dovuti all’Intelligenza Artificiale.

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