Nota spese: cos’è?
Per Nota spese, si intende quel documento finalizzato a richiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro. Il lavoratore compila e presenta la richiesta, previo accordo con l’azienda, attraverso un modulo prestabilito, fornito dal datore di lavoro.
Alla nota spese va poi allegata la documentazione fiscale richiesta in base al tipo di rimborso spese definito dall’azienda.
Nota spese: come si fa?
Per essere del tutto certi che questo documento rispetti tutti i parametri, e includa i dettagli utili a elaborare le richieste, l’azienda dovrebbe seguire questi semplici passaggi:
- Pre-impostare un modello di nota spese;
- Disporlo alla portata di tutti i dipendenti e collaboratori dell’azienda;
- Effettuare i dovuti controlli di ogni richiesta, partendo dalla corretta compilazione dei dati, fino alla verifica degli importi indicati e delle ricevute fornite (fatture, scontrini) dal richiedente;
- Inserire e archiviare tutti i dati all’interno della contabilità generale dell’azienda;
- Procedere al rimborso.
Ogni azienda decide le modalità di compilazione e archiviazione di questo documento, che può essere manuale o digitale. Anche il numero e la tipologia dei campi sono a discrezione dell’azienda, ma in linea di massima, quelli presenti in ogni tipo di nota spese sono:
- Riferimenti dell’azienda;
- Dati anagrafici del dipendente/collaboratore;
- Causale della spesa;
- Importi suddivisi per tipologia;
- Dettagli relativi alle date e ai luoghi della trasferta;
- Eventuali note.
Oltre alle informazioni da inserire nel modulo di richiesta, è obbligatorio allegare scontrini, ricevute e giustificativi dei costi sostenuti, così da documentare in modo inoppugnabile le spese ed evitare che non vengano riconosciute dall’amministrazione.