Perché il supporto della tecnologia risolve il problema dell’impiegato contabile

Garantire la correttezza della contabilità aziendale, e dei conti in generale, è un’attività che, anche se statica, porta via un sacco di tempo all’impiegato contabile.

Utilizzare una soluzione tecnologica significa ottimizzare i processi aziendali amministrativi e risparmiare denaro. Vediamo dunque quanto tempo viene occupato per contabilizzare e come migliorare tutto il processo.

Impiegato contabile: la figura fondamentale in azienda

L’impiegato contabile è una delle figure chiave, dell’azienda, insieme al controller. Il suo compito, infatti, consiste nel registrare tutti i movimenti contabili dell’impresa.

Andando più nel dettaglio, ha il compito di:

• registrare tutti i documenti contabili (che siano fatture o ricevute);
• effettuare la revisione dei libri contabili dei clienti;
• certificare i rapporti finanziari per i clienti;
• analizzare le entrate e le uscite;
• effettuare la riconciliazione bancaria;
• apportare in contabilità quanto scritto nella prima nota contabile;
• registrare il costo del lavoro;
• controllare l’arrivo della fatture da parte dei fornitori di riferimento;
• emettere fatture di vendita;
• gestire i registri finanziari;
• supervisionare le tempistiche dei pagamenti;
• preparare scritture contabili di base e dei relativi registri, garantendo il rispetto delle normative vigenti.

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Insomma, è colui che deve gestire la contabilità generale dell’azienda e, in senso lato, anche gli adempimenti fiscali insieme al Commercialista, che si occuperà di effettuare gli invii direttamente all’Agenzia delle Entrate.

Una serie di attività che sono routine in un’azienda e, anche se spesso, sono ormai statiche (sono sempre le stesse task da portare a termine), portano via un sacco di tempo. Di conseguenza, anche spreco di denaro che potresti risparmiare per investire, magari.

Sei tu a registrare la contabilità della tua azienda o un impiegato contabile?

Ad esempio, paghi qualcuno per aggiornare lo scadenzario dei pagamenti, tenere traccia delle spese mensili e di quelle future? Chi si occupa di riconciliare i movimenti del tuo conto corrente con le fatture pagate o ricevute?

Perché sai che, anche se statico e noioso, questo lavoro lo deve pur fare qualcuno.
Se non lo fa nessuno è un bel problema: oltre ad avere difficoltà con la chiusura del bilancio, non otterrai mai partitari contabili in ordine, e di conseguenza non riuscirai a controllare la tua azienda.

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Ora, se hai un dipendente addetto, sai già quanto ti costa. E se lo fai tu, sai quanto tempo ti porta via. Se invece lo fa il tuo Commercialista, devi sapere che circa il 70% della sua paga serve proprio a stipendiare gli impiegati che svolgono questo lavoro di data entry per tuo conto.

Come se non bastasse, vediamo spesso aziende che fanno seguire questa procedura internamente, e non soddisfatte portano comunque tutte le fatture al proprio consulente, di modo che ricontrolli tutto da capo.

Insomma, pagano due persone per seguire gli stessi adempimenti contabili.

E se qualcuno lo facesse al posto tuo?

Se sei stanco di tutto questo, e delle continue perdite di tempo dovute all’invio e alla ricezione di documenti contabili via mail, ad esempio, oggi puoi gestire tutte queste operazioni grazie a XribaBooks.

XribaBooks riceve in automatico i documenti dall’Agenzia delle Entrate (i cosiddetti XML), oppure puoi inoltrarli per posta elettronica (senza neanche aprirli). Inoltre, se ti arrivano in formato cartaceo, puoi scansionarli e inviarli con la stessa semplicità con cui condividi una foto scattata dal cellulare.

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In automatico, XribaBooks le registra in contabilità e le riconcilia con i movimenti del tuo conto corrente. Ogni volta che registri una fattura – di acquisto o di vendita – ti suggerisce in automatico in quale casella del conto economico inserirla, in modo che il monitoraggio dell’andamento diventi una pratica di una semplicità disarmante, da svolgere alla velocità della luce.

E se la registrazione proposta non ti soddisfa, puoi ovviamente decidere di riassegnarla a una casella diversa. Con il vantaggio che, grazie al machine learning (cioè la capacità della macchina di apprendere da sola elaborando i propri errori e modificando di conseguenza i processi futuri), XribaBooks si adatta alle tue preferenze: la volta successiva quel costo sarà registrato nello spazio opportuno.

La contabilità non è sufficiente

Per un imprenditore, la mera contabilità, non è sufficiente per monitorare l’andamento economico dell’azienda. Non ti basta registrare una fattura per sapere se stai perdendo o guadagnando.

Gestire l’azienda a sentimento non è assolutamente sinonimo di far volare il proprio business, ma solo di un’azienda che vuole vivere alla giornata senza alcuna prospettiva futura.

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Per un imprenditore, controllare l’andamento della sua azienda, avere tutti i conti in ordine, utilizzare il Conto Economico previsionale, dividere i costi di produzione da quelli produttivi, concentrarsi sull’Ebitda e così via, sono tutte mansioni fondamentali per la gestione aziendale.

E per fare questo devi:

• Creare una serie di tabelle xls che rappresentino il tuo esercizio contabile, divise in mesi;
• Inserire tutte le tue voci di ricavo e di costo;
• Inserire tutte le tue voci incasso e pagamento;
• Compilare i dati previsionali, ipotizzando l’andamento dei prossimi 12 mesi;
• Registrare manualmente tutte le fatture in contabilità (se non lo fai tu, lo fa la tua impiegata o il tuo Commercialista, addebitandoti il costo);
• Registrare manualmente tutti gli incassi e i pagamenti;
• Partendo dal bilancio analitico del complicato software contabile del tuo Commercialista o della tua azienda, inserire tutti i dati manualmente nella colonna
• Actual di tutte le tabelle;
• Controllare e ricontrollare di averli scritti correttamente;
• Analizzare i risultati confrontandoli con il risultato atteso.

È stimato che, per questa operazione, una piccola azienda impiega dalle 8 alle 16 ore al mese. Più i soldi da versare se ha un dipendente.

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Risparmia fino al 70% del tempo

Oggi invece, grazie a XribaBooks, per le stesse operazioni ti basta:

• Fare in modo che tutte le fatture e gli estratti conto siano su sulla piattaforma;
• Consultare le dashboard che automaticamente crea il programma;
• Modificare l’assegnazione dei centri di costo e ricavo con qualche click, qualora tu voglia avere una diversa visualizzazione dei dati.

Nient’altro! In pratica risparmi fino al 70% del tempo e alla fine hai un lavoro più preciso e ben fatto. Con un enorme risparmio di tempo e denaro!

Se adesso desideri diventare un imprenditore del futuro, e se vuoi avere il pieno controllo dei numeri in modo tale da massimizzare i margini e ridurre i costi, allora XribaBooks è perfetto per te.