Prima nota: annota e gestisci facilmente la contabilità

La prima nota, quando l’azienda compie operazioni di cassa, occorre per tenere un registro in cui vengono conteggiate e classificate le entrate e le uscite di denaro.

Ogni movimento deve essere registrato e poi contabilizzato, per far quadrare i conti. Un’operazione noiosa, ma estremamente importante e fattibile automaticamente per evitare ogni errore.

Prima nota: non fiscale, ma importante

La prima nota è un registro cartaceo in cui vengono appuntati tutti i movimenti di cassa, entrate e uscite, per poi essere contabilizzate. Non si tratta di un documento fiscale. Infatti, a differenza del libro giornale, ad esempio, per compilarla non devi seguire una linea rigida.

Diventa, però, un vero e proprio documento fiscale e con validità giuridica quando il registro è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso, e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa.

La prima nota può essere sia di cassa che di banca. Per questo motivo si parla di prima nota cassa e non cassa (o detta in maniera semplice “prima nota banca”).

Nella:

• Prima nota cassa, ti troverai tutti i movimenti che fai con il contante.
• Prima nota di banca ti troverai anche tutti i movimenti bancari che potrai visionare direttamente negli estratti conto. Periodicamente, poi, dovrai verificare se il saldo della banca coincide con quello della prima nota.

La prima nota ha duplice funzione:

• monitorare le spese e i contanti che hai in cassa per evitare di restare senza soldi e non sapere neanche il motivo;
• tenere la tua contabilità e far quadrare i conti mensilmente, e poi alla fine dell’anno.

Prima nota contabile: quando devo compilarla?

Infatti, il registro, lo devi compilare quando si verificano determinate operazioni:

• paghi o incassi una ricevuta, fattura o uno scontrino mediante la cassa;
• versi nella banca contanti;
• prelevi dalla banca per mettere il contante in cassa;
• paghi l’imposta di bollo o l’affitto;
• paghi un F24.

Insomma, qualsiasi movimento di denaro per contanti deve essere appuntato, per poi essere registrato, e lo devi fare tempestivamente. Capita molto spesso, infatti, che i saldi della cassa non ti coincidano, perché ti trovi in mano con ricevute e scontrini del mese passato, di cui non hai alcun appunto sulla prima nota.

Per evitare poi di ricostruire tutti i movimenti, magari di un mese, è bene che tu la compili ogni qualvolta si verifichi un’uscita o entrata di cassa.

Come compilo la prima nota?

Il registro della prima nota si compone di una tabella tale da inserire in ogni riga le operazioni di entrata o uscita. In ogni riga devi riportare questi dati:

• data dell’operazione;
• tipologia di operazione;
• importo;
• il numero della fattura o lo scontrino a cui fa riferimento l’operazione;
• il saldo finale dopo l’operazione.

Attenzione, però, l’importo lo devi distinguere in:

• spesa, e inserirlo nella colonna avere (o uscite);
• incasso, e inserirlo nella colonna dare (o entrata).

La distinzione, infatti, ti permette di capire a colpo d’occhio se sei di fronte ad un costo o ad un incasso ogni qualvolta andrai a monitorare la tua prima nota.

Tu annoti, noi registriamo

Per annotare tutti i movimenti di cassa puoi usare il registro prestampato (che trovi direttamente in cartoleria) oppure creare uno schema su Excel. Che tu decida di utilizzare l’uno o l’altro, devi ricordare sempre che, nella compilazione, la precisione è fondamentale. Una semplice svista può bastare ad aiutare tutti i conteggi e poi non avere i saldi corretti e allineati.

Attenzione che devi assolutamente garantire, perché la prima nota è un documento utile per per stabilire le tasse da pagare. Altra ragione per cui stare attenti è fondamentale.

Devi essere preciso e indicare nel documento che decidi di utilizzare tutte le operazioni, ogni qualvolta si verifichino. Facendo così eviti di avere saldi alterati e guai con il Fisco.

Dopo aver annotato tutte le operazioni, queste devono essere registrate assieme alle fatture, costo del personale, ricevute e tutto ciò che riguarda la contabilità. Praticamente un doppio lavoro: annotare su un foglio e poi registrare su un software di contabilità, seguendo e stando attenti, riga per riga.

Un lavoro monotono che puoi svolgere in maniera semplice.
Terminate le annotazioni, il tuo lavoro è finito, non devi contabilizzare nulla, non devi prendere il righello e seguire ogni riga per evitare errori. A contabilizzare le operazioni ci penserà XribaBooks.

Tu non devi fare altro che:

• cliccare su un apposito tasto +;
• selezionare la la voce Carica Prima Nota Cassa;
• caricare il documento il documento di prima nota;
• salvarlo e poi rinominarlo.

Sarà compito di XribaBooks contabilizzare tutte le operazioni indicate nel foglio che hai utilizzato per la prima nota in maniera automatica. In questa sezione, dovrai caricare esclusivamente la prima nota cassa di competenza dell’intera mensilità.

XribaBooks è la soluzione su misura pensata per tutte le imprese e gli studi commercialisti.

Non si tratta di un gestionale per la contabilità aziendale ma di un vero e proprio collaboratore che renderà automatico tutto il processo di inserimento dati, aggiornamento delle poste di bilancio, gestione dei flussi di cassa e controllo dei numeri del business.

Tu annota, al resto ci pensiamo noi.