Programmazione e controllo: a cosa serve all’imprenditore?

Pianificazione, programmazione e controllo di ogni attività di business rappresentano il metodo migliore per far crescere regolarmente un’azienda e raggiungere gli obiettivi prefissati.

Affidarsi al caso, pensando che la propria dedizione al lavoro è sufficiente per tenere aperta un’azienda, è errato.

Pianificazione, programmazione e controllo: in cosa consistono?

In un mercato in continua evoluzione e sempre più complesso, in cui i clienti si evolvono, un’impresa necessita di un piano strategico e del raggiungimento di traguardi intermedi a breve termine per perseguire gli obiettivi di lungo periodo.

Un imprenditore, se vuole continuare ad avere potere sul mercato, deve esser capace di fare cambiamenti in azienda. Cambiamenti che non devono essere fatti a caso ma seguire un determinato piano strategico.

La realizzazione del piano strategico non è frutto della casualità: deve esser realizzato con cura consci che, pianificazione, programmazione e controllo, sono azioni diverse che devono obbligatoriamente interagire.

Quando parliamo di pianificazione intendiamo quel processo mediante il quale vengono definiti gli obiettivi che un’azienda intende raggiungere nel tempo.

La pianificazione delinea il futuro dell’azienda e la guida verso gli obiettivi non immediati ma di lungo periodo. Si tratta di un’attività da condurre attentamente. Questo è il momento in cui bisogna pensare ai risultati che l’azienda intende raggiungere.

Ma è soprattutto necessario avvalersi di analisi mirate e dettagliate per pronosticare il comportamento futuro del mercato ed essere pronti al cambiamento.

Quando invece parliamo di programmazione, facciamo riferimento alla definizione delle attività attraverso le quali gli obiettivi pianificati verranno raggiunti.

Quindi la definizione delle risorse strumentali, umane e finanziarie da mettere in campo per arrivare alla meta.

Insomma, si tratta di stabilire giornalmente come attuare ciò che è stato deciso nella fase di pianificazione. Quindi, ogni attività programmata deve configurarsi come un mini-obiettivo: un piccolo mattone che contribuisce alla realizzazione finale del progetto stabilito.

Per finire, il controllo, è la fase più importante perché attraverso questa azione riusciamo a capire se quanto stabilito è stato portato a termine o meno. In questa fase capiamo se abbiamo lavorato bene oppure l’azienda necessita di accorgimenti in determinati settori (marketing, produttivo o commerciale).

Programmazione e controllo: vantaggi e svantaggi

Una corretta attività di pianificazione, programmazione e controllo, comporterà, per l’azienda e l’imprenditore stesso, notevoli vantaggi, perché:

• la indirizza verso gli obiettivi a lungo termine;
• organizza gli obiettivi da raggiungere a breve termine;
• determina, in modo efficace, le risorse che impiegate per raggiungere gli obiettivi;
• aumenta ed evolve le attitudini tipiche manageriali;
• incrementa la responsabilità distribuita nei vari settori aziendali (ognuno deve capire cosa va e cosa non va nel suo ambito);
• rende migliore l’organizzazione interna e il clima in azienda.

Svantaggi, tendenzialmente, non è ha. Quando si programma e si controlla l’operato, si è in grado di capire se l’obiettivo è stato raggiunto o meno. Solo quando viene attuata in modo sbagliato, e non seguendo uno schema per stabilire gli obiettivi e il metodo per raggiungerli, comporterà degli svantaggi.

Ciclo di Deming per un’ottima programmazione controllo

Lo scopo è quello di raggiungere gli obiettivi nei tempi previsti e nei modi più efficienti. Appena individuati non basta fermarsi al mera all’osservazione: è necessario capire come si compongono e come intervenire in base ai dati che si andranno ad analizzare.

Per fare questo viene in aiuto il Ciclo di Deming: un metodo utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo dei processi produttivi che si basa su 4 fondamenta.

P – Pianificazione: stabilire gli obiettivi che si intendono raggiungere in un arco temporale di tempo che, solitamente, è un mese.

A questo punto è facile chiedersi ma come raggiungo questi obiettivi?. In modo molto semplice: stabilendo, accuratamente le strategie che dovranno essere applicate per arrivare al risultato prestabilito.

D – Esecuzione: Stabilite le strategie da attuare per raggiungere gli obiettivi, si passa all’azione.

Questa fase, a sua volta, si basa su 3 principali fondamenta:

• attuazione del piano;
• esecuzione del processo;
• creazione del prodotto (servizio).

In questa fase è importante raccogliere tutte le info che poi saranno necessarie per affrontare le due fasi successive.

C – Test e Controllo: come si può capire dal nome stesso, in questa fase, bisogna controllare i dati raccolti durante la precedente fase.
Studiando i risultati, misurarandoli e analizzandoli è possibile trarre alcuni riscontri importanti, quali:

quello che ho pianificato prima, è stato portato a termine?
perché non è stato possibile raggiungere alcuni risultati?

Quindi bisogna verificare se, i risultati, sono stati raggiunti oppure no. Nel caso in cui non sono stati raggiunti, verificare il perché del mancato traguardo.

A – Azione: se nella fase di controllo sono stati identificati degli scostamenti tra obiettivi prefissati e quelli raggiunti, si è obbligati a dover agire per migliorare il processo.

Diventa necessario analizzare le differenze per capire dove intervenire e applicare le modifiche necessario per consentire di ottenere un miglioramento. Se gli obiettivi sono stati raggiunti, e addirittura anche superati, l’azione conseguente sarà semplicemente quella di alzare il target per la prossima pianificazione.

Programmazione e controllo: con quali strumenti monitorare?

Gli strumenti utilizzati per la fase di programmazione e controllo sono i seguenti.

• Budget, lo strumento più importante del Controllo di Gestione perché permette di pianificare nel medio termine la pianificazione aziendale. Per approfondire segui il link: Budget aziendale: lo strumento chiave per far crescere il business.
• Cash flow, conosciuto anche come flusso di cassa che descrive la quantità complessiva di denaro entrato e uscito dall’azienda nel corso dell’anno. Per approfondire segui il link: Cash flow: cos’è, come gestire i flussi di cassa e perché è vitale per l’impresa.
• Contabilità aziendale, sistema di registrazione di tutti gli eventi aziendali. Per approfondire segui il link: Contabilità aziendale: come gestirla e risparmiare tempo.
• Analisi dei costi, strumento necessario per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Per approfondire segui il link: Analisi dei costi: cos’è, a cosa serve e perché è importante per l’imprenditore.

L’obiettivo è quello ridurre al minimo l’incertezza e avere dati chiavi per avere il pieno controllo dell’azienda. E tutto questo:

com’è possibile se alla base non c’è un quotidiano controllo dei numeri dell’azienda?

Per questo motivo il Controllo di Gestione diventa lo strumento cardine ovvero l’unico che permette all’imprenditore di controllare se sta raggiungendo gli obiettivi che hai stabilito durante la fase di pianificazione oppure no.

Infatti, mediante la misurazione di determinati indicatori, hai la possibilità di rilevare lo scostamento tra:

• i risultati conseguiti
• e gli obiettivi fissati.

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