Report aziendale: cos’è e quali vantaggi offre all’imprenditore?

In questo articolo ti aiuteremo a capire l’importanza del Report Aziendale e perché è fondamentale per avere una panoramica generale sull’andamento della produttività, la fattibilità di un progetto e i dati di un’analisi aziendale.

Studiare il passato per ottimizzare il presente e proiettarsi verso il futuro. Queste sono le basi sulle quali deve poggiarsi l’idea dell’imprenditore che che non si accontenta ma vuole accrescere il proprio business.

Facile da dire, difficile da applicare, soprattutto in assenza di un accurato controllo dei numeri dell’azienda. Per questo motivo, il Report aziendale è molto importante per l’imprenditore.

Report aziendale: di cosa stiamo parlando?

Il report aziendale è uno strumento del Controllo di Gestione che analizza l’andamento dell’impresa con l’obiettivo di offrire una panoramica generale sull’andamento della produttività, la fattibilità di un progetto e i dati di un’analisi aziendale.

In altre parole, il Report aziendale è una tabella che contiene numeri e una serie di informazioni, avendo riguardo per quelle più rilevanti per l’imprenditore.

I report aziendali, fanno riferimento a diversi settori oggetto di monitoraggio per l’imprenditore. Pensiamo, ad esempio, ai reporting relativi:

• alle statistiche di vendita (per clienti, per zone o per prodotto ecc.);
• al magazzino (scorte, valorizzazione, rotazione, ecc.);
• produzione (tempi di lavorazione, materiali utilizzati ecc.);
• comunicazione (canali digitali o offline);
• analisi di Bilancio e scostamenti, budget e Business Plan.

Il Report aziendale, a seconda del settore oggetto di osservazione, deve saper rispondere a domande di questo tipo:

• Sta andando tutto come pianificato o ci sono sorprese rispetto alle aspettative?
• Quali sono le tendenze, o meglio, le stiamo seguendo?
• Funziona tutto in azienda oppure c’è qualcosa che non va e non ci siamo accorti?
• Di che cosa devo aver paura riguarda all’andamento dell’azienda?

Se riesce a rispondere a queste domande vuol dire che il Report aziendale risponde alle aspettative dell’imprenditore.

Report aziendale: a cosa serve?

Il Report aziendale consente all’imprenditore di conseguire vantaggi significati perché lo mette a conoscenza di informazioni rilevanti sullo stato di salute dell’azienda, sia in termini economici che finanziari o puramente produttivi.

Un buon Report aziendale consente:

• all’imprenditore di poter prendere decisioni velocemente e nel momento più opportuno. E questo perché? Perché nel business di oggi, essere in possesso di informazioni aggiornate, e soprattutto affidabili, equivale a soluzioni aziendali migliori e più efficienti.
• di avere aggiornamenti costanti sullo stato di salute dell’azienda così da poter analizzare, settore per settore, quali di questi gioca un ruolo importante sul risultato finale che l’azienda intende raggiungere (l’utile!);
• di verificare il settore che meno performa e andare a vedere il perché di questo malfunzionamento.

In altre parole, attraverso il reporting l’imprenditore ha la possibilità di poter identificare, nella peggiore delle ipotesi, eventuali anomalie di gestione oppure i fattori di successo che consentono all’impresa di crescere.
Quante tipologie di Report aziendale esistono?

Abbiamo due tipologie di Report:

• direzionali, rivolti alla direzione dell’azienda. Il loro obiettivo è il controllo del budget economico.
• operativi, rivolti ai responsabili dell’azienda. Il loro obiettivo è fornire dati numerici necessari per l’analisi degli scostamenti tra quanto prefissato e quanto raggiunto.

Due report, due destinatari diversi. La differenza tra i due Report, infatti, si basa soprattutto sulla tipologia dei destinatari dell’attività di controllo:

• quelli direzionali vanno ai vertici dell’azienda,
• gli operativi ai responsabili delle varie attività settoriali.

In virtù di questa differenza, i report direzionali devono essere più concisi e garantire chiarezza, progressività dell’analisi frutto del Controllo Gestione.

I report operativi devono essere più dettagliati visto che si rivolgono a centri di responsabilità che possono garantire un controllo più preciso sui processi produttivi svolti dai vari settori aziendali.

3 errori da evitare per costruire un Report aziendale efficiente

L’impresa, per sua natura, sviluppa, per ogni azione o operazione che succede al suo interno, numeri, dati o statistiche. Perdersi in questi numeri è facile e, di conseguenza, le decisioni prese possono risultare sbagliate.

In ambito aziendale, come detto, il Report aziendale può avere come fine quello di offrire una panoramica generale sull’andamento della produttività, la fattibilità di un progetto e i dati di un’analisi.

Un sovraccarico di numeri e dati, manderebbe in confusione chiunque si mettesse a leggerli. I numeri, tra l’altro, non piacciono, soprattutto alle piccole imprese che nemmeno li prendono in considerazione.

L’imprenditore necessita, dunque, di report intuitivi, dove gli elementi indispensabili balzano subito agli occhi e prendere una decisione è resa più semplice. Motivo per cui, nella fase di reporting devono essere evitati questi 3 errori:

• Titolo, nel 90% dei casi non viene mai inserito ma ogni Report aziendale deve averne uno in evidenza. Deve consentire di capire subito cosa si sta analizzando evitando di perdersi nella descrizione del report.
• Numeri, anche qua, in molti casi, vengono utilizzati i numeri decimali. Il report deve avere numeri chiari evitando tutti i valori dopo la virgola e arrotondare per semplificare.
• Struttura, se schematizzato, sarà più facile da leggere. Per cui, partiamo da un foglio e, dopo aver messo il titolo, lo dividiamo in colonne: a sinistra dello schema, nella prima colonna, inseriamo la descrizione, a destra invece i numeri.

In ultimo, è consigliabile evitare di stampare tutti numeri, ma rendere leggibili sono quelli che necessitano all’imprenditore. Per cui meglio fare report dettagliati e distinti per settori e progetti dell’impresa.

Ma prima di arrivare al Report cosa devi fare?

Alla base di tutto, come vedi, c’è sempre il controllo dei numeri. Questi numeri tanto odiati dall’imprenditore ma che possono fare la differenza nel successo o l’insuccesso di un business.
Se non si ha piena conoscenza dei numeri aziendali difficilmente sei in grado di poter redigere un Report aziendale efficiente e prendere decisioni strategiche per il bene della tua impresa.

Oggi, la complessità dei mercati, la globalizzazione e la crescente competitività inducono chiunque – anche il più piccolo imprenditore – ad andare a leggere i numeri della propria azienda.

Anche le aziende di piccole dimensioni, sempre restie al ai numeri aziendali, sono quasi obbligate a controllarli per riuscire ad identificare la quantità delle risorse finanziarie, capire dove vengono allocate queste risorse ma soprattutto verificare se l’azienda sta perdendo (devi cambiare strategia?) oppure sta guadagnando.

Per far crescere il tuo business, devi avere uno strumento che ti consenta di poter visionare questi numeri istante per istante tenere sempre sotto controllo la propria azienda.

Non prendere le decisioni col cuore, utilizza i numeri della tua azienda per identificare la strategie più giusta per far volare il tuo business.